Monitoring zamówień publicznych bez codziennego klikania w wyszukiwarki

Pilnowanie nowych ogłoszeń w zamówieniach publicznych to praca żmudna i powtarzalna. Jeśli Twoja firma startuje w przetargach, wiesz, jak to wygląda. Codziennie rano ktoś musi wejść na kilka portali, wpisać słowa kluczowe, przefiltrować wyniki i sprawdzić, czy w gąszczu ofert nie pojawiło się coś, co warto wycenić. To godzina pracy, która znika z grafiku każdego dnia.

W TwojAsystent.ai podeszliśmy do tego problemu metodą Lean. Zanim oddaliśmy tę pracę maszynie, rozpisaliśmy proces na czynniki pierwsze. Zwykle okazuje się, że większość czasu zajmuje samo odrzucanie ofert, które brzmią dobrze, ale nie pasują do Twojego profilu. Reszta to czytanie dokumentacji (SWZ), aby wyłapać kluczowe wymagania.

Jak działa automat do monitoringu przetargów?

Zamiast zmuszać Cię do klikania w te same filtry, automat robi to w tle. Co 15 minut lub raz na dobę sprawdza Biuletyn Zamówień Publicznych oraz wybrane portale zakupowe. Nie szuka jednak tylko po kodach CPV. Urzędnicy często nadają je błędnie, co sprawia, że ręczne wyszukiwanie jest mało skuteczne.

Automat czyta tytuł i krótki opis przedmiotu zamówienia. Jeśli znajdzie tam frazy, które wspólnie zdefiniujemy jako interesujące, pobiera link i wysyła powiadomienie. Może to być wiadomość na komunikatorze lub wpis w arkuszu kalkulacyjnym. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za oferty dostaje gotową prasówkę zamiast surowej bazy danych.

Gdzie kończy się praca maszyny, a zaczyna decyzja człowieka?

W naszym modelu każda decyzja wychodząca na zewnątrz musi być zatwierdzona przez człowieka. Automat nie decyduje o tym, czy startujesz w przetargu. On jedynie selekcjonuje materiał do analizy. Przyjmijmy, że pracownik zarabia 60 zł za godzinę. Jeśli poświęca godzinę dziennie na samo szukanie, to w skali miesiąca (20 dni roboczych) płacisz 1 200 zł za czynność, która nie przybliża Cię do wygranej. To tylko przygotowanie pola bitwy.

Automat skraca ten etap do 5 minut przeglądu gotowej listy. Wchodzisz do gry dopiero wtedy, gdy trzeba ocenić ryzyko kontraktu, sprawdzić marżę i przygotować kosztorys. To są zadania, za które warto płacić specjaliście.

Wdrożenie: najpierw porządek, potem automat

Zanim postawimy automat, siadamy na pół dnia i rozpisujemy ten proces razem z osobą, która go dziś robi (to część pakietu Start). Musimy wiedzieć, jakie słowa kluczowe są dla Ciebie istotne, a jakie wykluczające. Jeśli produkujesz meble biurowe, nie chcesz ofert na meble medyczne, mimo że oba wpadają w tę samą kategorię ogólną. Precyzyjne określenie tych reguł to połowa sukcesu.

Monitoring jednego portalu z listą słów kluczowych mieści się w pakiecie Start za 2 900 zł, z 30 dniami opieki w cenie. Kilka portali i połączenie z Twoim systemem to wdrożenie od 4 900 zł. Jeśli po miesiącu zdecydujesz, że automat ma stać na Twoim serwerze, koszt utrzymania to stały pakiet 140 zł miesięcznie z jedną godziną wsparcia w cenie. Jeśli wolisz naszą infrastrukturę, zapłacisz 290 zł miesięcznie za proces wykorzystujący AI do analizy treści ogłoszeń.

Badania nad produktywnością przy użyciu AI wskazują, że automatyzacja zbierania danych może skrócić czas przygotowania informacji o ponad 50%. Należy jednak pamiętać, że nie są to wyniki gwarantowane dla każdego wdrożenia w TwojAsystent.ai, a jedynie ogólne dane rynkowe.

Granice: czego automat nie zrobi?

Automatyzacja monitoringu przetargów ma swoje sztywne granice, o których musisz wiedzieć:

• Nie oceni intencji: Automat nie wyczuje, czy przetarg jest pisany pod kogoś. To wymaga Twojej wiedzy rynkowej i doświadczenia.
• Nie sprawdzi wiarygodności finansowej: Maszyna pobierze dane, ale to Ty musisz zdecydować, czy gmina lub instytucja jest wypłacalna.
• Błędy w skanach: Jeśli dokumentacja jest w formie niewyraźnego obrazu, automat może pominąć kluczowe słowo. Dlatego zawsze linkujemy do źródła, abyś mógł rzucić okiem na oryginał.

Jeśli chcesz sprawdzić, ile godzin ucieka Ci na ręcznym sprawdzaniu ogłoszeń, skorzystaj z naszego narzędzia: kalkulator odzyskanych godzin. Dowiesz się, czy w Twoim przypadku automatyzacja zwróci się po kilku miesiącach.

Więcej o tym, jak przygotować firmę do takich zmian, przeczytasz w artykule od czego zacząć automatyzację w firmie.